Privacy- en cookieverklaring

Deze privacy- en cookieverklaring van Student Experience Group (wij, onze, ons) waaronder Student Experience Netherlands, Student Experience Intellectueel Eigendom B.V. en Student Experience Spain S.L. is op jou van toepassing wanneer je je inschrijft als woningzoekende, wanneer je reageert op ons woningaanbod, wanneer je bij ons een woning huurt, wanneer je gebruik maakt van onze service portal voor huurders en woningzoekenden (de service portal) en wanneer je onze website www.studentexperience.com (de website) bezoekt of wanneer je contact met ons opneemt.

Wij vinden het belangrijk om zorgvuldig met jouw persoonsgegevens om te gaan. In deze privacy- en cookieverklaring lees je meer over de persoonsgegevens die wij van jou verwerken.

Contact 
SCI Student Experience Real Estate III CV (wij, onze, ons) is aan te merken als verwerkingsverantwoordelijke ten aanzien van de gegevensverwerkingen in deze Privacy- & cookieverklaring. Je kunt met ons contact opnemen via onderstaande contactgegevens.

Nederland:

Moermanskade 71A
Amsterdam, 1013BC
info@studentexperience.com
+31 (0) 20 235 21 59

Spanje:

Principe de Vergara, Nº 112
Plta 4, 28002 Madrid

Privacyverklaring

Persoonsgegevens die wij verwerken.

Woningzoekenden
Om op ons woningaanbod te kunnen reageren, moet je je inschrijven als woningzoekende op de website. Wij vragen je dan verschillende persoonsgegevens in te vullen, waaronder in ieder geval je voornaam, achternaam, geslacht, initialen, geboortedatum, nationaliteit, taal, adres, postcode, woonplaats, telefoonnummer en woonvoorkeuren.

Wij vragen je daarnaast om een wachtwoord aan te maken, zodat je op de website kunt inloggen met je e-mail adres en wachtwoord. Wanneer je bent ingelogd kun je via de serviceportal reageren op onze woningen.

Je mag je maar met één e-mail adres registreren. Wanneer wij een vermoeden hebben dat je je met meerdere e-mail adressen inschrijft, leggen wij dit vast en kunnen wij je de toegang tot de serviceportal ontzeggen.

Als je reageert op een woning, leggen wij vast wanneer je hebt gereageerd en om welke woning(en) het gaat. Je kunt dit terugvinden in de serviceportal. Wij kunnen daarnaast gegevens vastleggen over de communicatie tussen jou en onze medewerkers. Ook leggen wij vast welke updates je wil ontvangen over ons woningaanbod.

Huurders
Wanneer je na loting een woning krijgt toegewezen en deze accepteert, vragen wij je om jouw gegevens die je bij je inschrijving hebt verstrekt aan te vullen met de volgende categorieën persoonsgegevens: Je nieuwe adres, betalingsgegevens, studentnummer, naam van de universiteit of hogeschool waar je bent ingeschreven, als iemand anders voor jou de huur betaalt de naam en rekeningnummer van deze persoon. Wij slaan daarnaast gegevens over ons kennismakingsgesprek op, voor zover dit relevant is voor de huur van de woning.

Huur je een woning bij ons, dan kunnen wij bovendien de volgende persoonsgegevens verwerken: Datum van je huurcontract, bijzonderheden over de inspectie bij acceptatie van de woning,  welke aanvullende diensten jij van ons gebruikt, reparatieverzoeken, correspondentie tussen jou en ons, betalingen van huur, gegevens over huurachterstanden en aanmaningen, sleutels die wij jou hebben gegeven, loggegevens van de (digitale) die jij gebruikt voor de algemene ruimtes, gegevens over klachten en bemiddeling.

Wanneer je bij ons een woning huurt kun je gebruik maken van onze check-in service. Wij helpen je dan bij aankomst met alle zaken die je moet regelen. Zo kunnen we je helpen met je inschrijven bij de gemeente, bankzaken regelen en je oriënteren in de stad. Om deze dienst aan te kunnen bieden verwerken wij voornoemde persoonsgegevens alsmede de persoonsgegevens die je aan ons verstrekt in verband met jouw inschrijving, jouw interesses en als je dat wilt maken wij een foto en leggen wij die vast in jouw huurdersprofiel.

Nieuwsbrieven en marketing

Als je je hebt aangemeld voor onze nieuwsbrieven willen wij je graag op de hoogte houden van onze beschikbare studio's en je een bericht sturen wanneer er een studio vrijkomt die aan jouw voorkeuren voldoet. Wij verwerken jouw e-mailadressen om de nieuwsbrieven per e-mail te kunnen versturen.

 Contactformulier

Je kunt op verschillende manieren contact met ons opnemen, onder meer via het contactformulier op de website, per e-mail en per telefoon. De informatie die wij van jou verkrijgen voor dit contact zal alleen worden gebruikt om jouw vraag te beantwoorden en om onze diensten te verlenen.

Gebruikers van de website en de service portal
Wanneer je gebruik maakt van de website en/of de serviceportal kunnen wij gegevens vastleggen over het apparaat en de browser die je gebruikt (type apparaat, besturingssysteem, browser type, IP-adres). Wij maken gebruik van cookies. Meer hierover lees je in onze Cookieverklaring.

Voor welke doeleinden verwerken wij jouw persoonsgegevens?

Wij verwerken jouw persoonsgegevens voor de volgende doeleinden:

• Aanbieden van woningen en daarbij horende diensten passend bij jouw woonwensen;

• Uitvoeren van lotingen onder woningzoekenden, informeren over de uitslag van de loting;

• Contact opnemen met jou wanneer je een woning krijgt toegewezen;

• Aangaan en uitvoeren van een huurovereenkomst, contractbeheer;

• Betalingen incasseren en registreren, incassohandelingen, voorkomen van huurachterstanden en schulden;

• Aanbieden van aanvullende diensten bij jouw woning;

• Jou op de hoogte houden van nieuwe woningen en onze dienstverlening, sturen van updates en nieuwsbrieven;

• Contact met jou onderhouden en jouw vragen beantwoorden;

• Afhandelen van verzoeken, geschillen en klachten, bemiddelen bij huurdersgeschillen;

• Uitvoeren van onderhoud en reparaties aan onze woningen al dan niet op verzoek;

• Voldoen aan wet- en regelgeving, beantwoorden aan verzoeken van overheden;

• Afdwingen van onze huisregels en algemene (huur)voorwaarden;

• Verbeteren van onze dienstverlening, kwaliteitscontrole en tevredenheidsonderzoek;

• Beschermen van onze activiteiten en bedrijfsbelangen, beschermen van huurders, beveiliging van onze eigendommen en eigendommen van derden.

Welke grondslag is van toepassing op het verwerken van jouw persoonsgegevens?

Wij verwerken jouw persoonsgegevens uitsluitend wanneer daarvoor een wettelijke grondslag aanwezig is. Welke grondslag van toepassing is, hangt af van de gegevensverwerkingen die wij uitvoeren.

• Uitvoering van een overeenkomst. Wij kunnen persoonsgegevens verwerken omdat wij op jouw verzoek een (huur) overeenkomst met jou willen sluiten of hebben gesloten. Deze grondslag is van toepassing op de persoonsgegevens die wij verwerken wanneer je je bij ons inschrijft, wanneer je reageert op een woning en wanneer je een woning krijgt toegewezen en een (huur)overeenkomst met ons hebt en wij in dat verband jouw persoonsgegevens nodig hebben.
• Wettelijke verplichting. Wij kunnen jouw persoonsgegevens verwerken omdat dat noodzakelijk is om aan een wettelijke verplichting te voldoen, waaronder fiscale verplichtingen.
• Gerechtvaardigd belang. Wij kunnen een gerechtvaardigd belang hebben bij de gegevensverwerkingen. Dit is bijvoorbeeld het geval wanneer wij persoonsgegevens verwerken om jou (op jouw verzoek) informatie te verstrekken, om onze systemen en eigendommen te beveiligen en om de kwaliteit van onze dienstverlening te monitoren en te verbeteren. Vanzelfsprekend hechten wij waarde aan jouw privacybelang en maken wij altijd een belangenafweging voorafgaand aan de gegevensverwerking.
• Toestemming. Wanneer wij ons niet op een andere grondslag kunnen beroepen of wanneer wij daartoe wettelijk verplicht zijn, vragen wij jouw toestemming voor het verwerken van uw persoonsgegevens. Wanneer wij om jouw toestemming vragen, informeren wij je duidelijk waarvoor wij dit vragen. Dit is bijvoorbeeld het geval wanneer je je inschrijft voor onze nieuwsbrief of wanneer wij je vragen of we een foto van jou kunnen maken voor de check-in service. Je kunt je toestemming te allen tijde intrekken door contact met ons op te nemen via de contactgegevens in deze Privacyverklaring. Wij verwerken jouw persoonsgegevens dan niet verder.

Verstrekking aan derden

Wij kunnen jouw persoonsgegevens aan derden verstrekken wanneer dat noodzakelijk is om onze diensten te kunnen leveren en om onze doeleinden zoals beschreven in deze Privacyverklaring na te streven.

Wij kunnen gebruik maken van derden die als verwerker namens ons persoonsgegevens verwerken. Het kan bijvoorbeeld gaan om ICT- en clouddienstverleners, partijen die onze website en de service portal te hosten en derden die namens ons onze nieuwsbrieven te sturen. Wanneer wij een verwerker inschakelen sluiten wij een verwerkersovereenkomst met deze partij.

Wij kunnen uw persoonsgegevens ook met derden delen die als zelfstandig verwerkingsverantwoordelijke kwalificeren. Dit kunnen eigenaars of beheerders zijn van de locaties van de woningen of externe dienstverleners die aanvullende diensten leveren bij jouw woning, zoals een deelauto of e-bike. Ook kunnen wij externe dienstverleners inschakelen voor advies- of incassodiensten. Wanneer je gebruik maakt van onze check-in service kunnen wij op jouw verzoek persoonsgegevens van jou delen met instanties of (financiële) dienstverleners. Deze en andere derden zijn zelf verantwoordelijk voor de wijze waarop zij jouw persoonsgegevens verwerken en hebben een eigen verplichting om jou hierover te informeren.

Wij kunnen tenslotte jouw persoonsgegevens delen met bevoegde autoriteiten, instanties, rechtbanken en gerechtshoven voor zover wij daartoe wettelijk zijn bevoegd en/of verplicht.

Websites van derden

Deze Privacyverklaring heeft betrekking op onze eigen dienstverlening en is niet van toepassing op websites van derden die door middel van links met de website zijn verbonden. Wij kunnen niet garanderen dat deze derden op een betrouwbare of veilige manier met jouw persoonsgegevens omgaan. Wij raden je aan de privacyverklaring van deze websites te lezen alvorens van deze websites gebruik te maken.

Cameratoezicht

Wij kunnen in de algemene ruimtes gebruik maken van cameratoezicht om onze bewoners, medewerkers en eigendommen te beschermen en te beveiligen. Wij zetten alleen camera’s in wanneer dit noodzakelijk is en wanneer andere beveiligingsmaatregelen niet mogelijk of ontoereikend zijn. In de ruimtes waar camera’s aanwezig zijn, hebben wij dit door middel van stickers of bordjes aangegeven. Wij plaatsen geen camera’s in de kamers van onze huurders of op andere plaatsen die binnen het privédomein behoren. Camerabeelden bewaren we niet langer dan vier weken, tenzij sprake is van een incident in verband waarmee we de camerabeelden langer moeten bewaren.

Het is mogelijk dat de eigenaar of beheerder van een gebouw gebruik maakt van cameratoezicht. Hiervoor is de eigenaar of beheerder aan te merken als zelfstandig verwerkingsverantwoordelijke. Wanneer je meer wil weten over de wijze van verwerking van de camerabeelden, kun je je wenden tot de eigenaar of beheerder.

Geautomatiseerde besluitvorming

Student Experience Group B.V. neemt niet op basis van geautomatiseerde verwerkingen besluiten over zaken die (aanzienlijke) gevolgen kunnen hebben voor personen. Het gaat hier om besluiten die worden genomen door computerprogramma's of -systemen, zonder dat daar een mens (bijvoorbeeld een medewerker van Student Experience Group B.V.) tussen zit.

Hoe lang we persoonsgegevens bewaren

Student Experience Group B.V. bewaart je persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk voor de doeleinden zoals beschreven in deze Privacyverklaring. Dit betekent dat wij in ieder geval persoonsgegevens van jou verwerken zolang je bij ons ingeschreven staat als woningzoekende en/of een (huur) overeenkomst met ons hebt.

Wanneer je je uitschrijft als woningzoekende, of wanneer je je inschrijving niet verlengt, kunnen wij jouw persoonsgegevens nog maximaal 1 jaar bewaren, tenzij wij jouw persoonsgegevens langer moeten bewaren in verband met een wettelijke verplichting.

Wanneer je huurder bij ons bent en je de huurovereenkomst opzegt, zullen wij jouw huurovereenkomst en de persoonsgegevens die hiermee verband houden in ieder geval gedurende 7 jaar bewaren. Andere persoonsgegevens die wij verwerken in het kader van onze dienstverlening kunnen wij gedurende nog 2 jaar bewaren, tenzij wij jouw gegevens langer moeten bewaren omdat wij hiertoe wettelijk verplicht zijn, bijvoorbeeld op grond van fiscale wetgeving.

Wanneer er tussen jou en ons een geschil is ontstaan kunnen wij jouw persoonsgegevens bewaren totdat het geschil is opgelost en er geen mogelijkheid (meer) open staat om Student Experience Group B.V. in rechte te betrekken.

Statistieken die worden gegenereerd over het gebruik van de website worden door Student Experience Group B.V. verzameld en bewaard voor een periode van 50 maanden.

Worden jouw persoonsgegevens buiten de EER verwerkt?

Jouw persoonsgegevens worden in beginsel binnen de Europese Economische Ruimte ("EER") verwerkt.

Hoe wij persoonsgegevens beveiligen

Student Experience Group B.V. neemt de bescherming van jouw gegevens serieus en neemt passende maatregelen om misbruik, verlies, onbevoegde toegang, ongewenste openbaarmaking en ongeoorloofde wijziging tegen te gaan. Dit doen wij onder andere door gebruik te maken van gedegen beveiligingssoftware en door onze systemen te beschermen tegen virussen en aanvallen van buitenaf en door gebruik te maken van beveiligde internetverbindingen. Jouw persoonsgegevens zijn alleen toegankelijk voor daartoe geautoriseerde medewerkers van Student Experience Group B.V. of door ons ingeschakelde derden die afdoende beveiligingsmaatregelen nemen.

 Als jij het idee hebt dat jouw gegevens toch niet goed beveiligd zijn of er zijn aanwijzingen van misbruik, neem dan contact op met ons op via info@studentexperience.com.

Gegevens inzien, aanpassen of verwijderen

Wanneer je gebruik maakt van de serviceportal, kun je binnen deze omgeving jouw persoonsgegevens raadplegen, aanvullen en in bepaalde gevallen ook corrigeren. Mocht dit voor jou onvoldoende zijn, dan heb je het recht om bij ons een verzoek in te dienen om je persoonsgegevens raad te plegen, te corrigeren of te verwijderen. Daarnaast heb je het recht om je eventuele toestemming voor de gegevensverwerking in te trekken of bezwaar te maken tegen de verwerking van jouw persoonsgegevens door ons en heb je het recht op gegevensoverdraagbaarheid. Dat betekent dat je bij ons een verzoek kan indienen om de persoonsgegevens die wij van jou beschikken in een computerbestand naar jou of een ander, door jou genoemde organisatie, te sturen.

 Je kunt een verzoek tot inzage, correctie, verwijdering, gegevensoverdraging van je persoonsgegevens of verzoek tot intrekking van je toestemming of bezwaar op de verwerking van jouw persoonsgegevens sturen naar info@studentexperience.com. Om er zeker van te zijn dat het verzoek door jou is gedaan, zullen wij jou een paar vragen stellen om jouw identiteit te verifiëren aan de hand van de informatie die je eerder hebt verstrekt. We reageren zo snel mogelijk, maar binnen vier weken, op jouw verzoek.

 Wij willen je er tevens op wijzen dat je de mogelijkheid hebt om een klacht in te dienen bij de nationale toezichthouder, de Autoriteit Persoonsgegevens.

Aanpassingen

Ontwikkelingen gaan snel en daardoor kan er soms ook iets veranderen in de persoonsgegevens die wij van jou vragen en die wij verder verwerken. Ook kan regelgeving wijzigen. Wij kunnen daarom deze Privacyverklaring van tijd tot tijd aanpassen. De nieuwste Privacyverklaring zal op onze website worden gepubliceerd met vermelding van de datum waarop de wijzigingen ingaan. Indien sprake is van substantiële of wezenlijke wijzigingen die één of meer betrokkenen in aanmerkelijke mate kunnen treffen, streven wij ernaar om deze betrokkenen hierover eveneens direct te informeren. Deze Privacyverklaring is voor het laatst gewijzigd op 19 mei 2022.

Cookieverklaring

Wij maken op onze website gebruik van cookies. Een cookie is een eenvoudig bestandje dat met pagina's van deze website wordt meegestuurd en door je browser op de harde schijf van jouw computer wordt opgeslagen. De daarin opgeslagen informatie kan bij een volgend bezoek weer naar onze servers of die van de betreffende derde partijen teruggestuurd worden.

Welke cookies hanteert Student Experience Group B.V. en voor welk doel?

Gebruik van noodzakelijke cookies

Met behulp van een noodzakelijke cookie kunnen wij jou herkennen bij een nieuwe bezoek op onze website. De website kan daardoor speciaal op jouw voorkeuren worden ingesteld. Ook wanneer je toestemming hebt gegeven voor het plaatsen van cookies kunnen wij dit door middel van een cookie onthouden. Hierdoor hoef je niet steeds jouw voorkeuren te herhalen waardoor je dus tijd bespaart en een prettiger gebruik van onze website kunt maken. Noodzakelijke cookies kan je verwijderen via de instellingen van jouw browser.

Gebruik van sessie cookies

Met behulp van een sessie cookie kunnen wij zien welke onderdelen van de website je met dit bezoek hebt bekeken. Wij kunnen onze dienst daardoor zoveel mogelijk aanpassen op het surfgedrag van onze bezoekers. Deze cookies worden automatisch verwijderd zodra je jouw webbrowser afsluit.

Tracking cookies van onszelf

Met jouw toestemming plaatsen wij een cookie op jouw apparatuur, welke kan worden opgevraagd zodra je een website uit ons netwerk bezoekt. Hierdoor kunnen wij te weten komen dat je naast onze website ook op de betreffende andere website(s) uit ons netwerk bent geweest. Het daardoor opgebouwde profiel is niet gekoppeld aan jouw naam, adres, e-mailadres en dergelijke, maar dient alleen om advertenties af te stemmen op jouw profiel, zodat deze zo veel mogelijk relevant voor je zijn.

Tracking cookies van onze adverteerders

Met jouw toestemming plaatsen onze adverteerders "tracking cookies" op jouw apparatuur. Deze cookies gebruiken zij om bij te houden welke pagina's je bezoekt uit hun netwerk, om zo een profiel op te bouwen van jouw online surfgedrag. Dit profiel wordt mede opgebouwd op basis van vergelijkbare informatie die zij van jouw bezoek aan andere websites uit hun netwerk krijgen. Dit profiel wordt niet gekoppeld aan jouw naam, adres, e-mailadres en dergelijke zoals bij ons bekend, maar dient alleen om advertenties af te stemmen op jouw profiel zodat deze zo veel mogelijk relevant voor je zijn.

Google Analytics

Via onze website wordt een cookie geplaatst van het Amerikaanse bedrijf Google, als deel van de "Analytics"-dienst. Wij gebruiken deze dienst om bij te houden en rapportages te krijgen over hoe bezoekers de website gebruiken. Google kan deze informatie aan derden verschaffen indien Google hiertoe wettelijk wordt verplicht, of voor zover derden de informatie namens Google verwerken. Wij hebben hier geen invloed op. Wij hebben Google niet toegestaan de verkregen analytics informatie te gebruiken voor andere Google diensten.

De informatie die door Google verzameld wordt zo veel mogelijk geanonimiseerd. Je IP-adres wordt standaard niet meegegeven. Geef je toestemming voor het gebruiken van je IP-adres dan wordt je websitebezoek geregistreerd tot op woonplaats-niveau. De verzamelde informatie wordt overgebracht naar en door Google opgeslagen op servers in de Verenigde Staten.

Social plug-ins en cookies van derden

Op onze website zijn buttons opgenomen om webpagina's te kunnen promoten ("liken") of delen ("sharen") op sociale netwerken als Facebook en Instagram. Deze buttons werken door middel van stukjes code die van Facebook, Instagram of andere social media platvormen zelf afkomstig zijn. Door middel van deze code worden cookies geplaatst. Wij hebben daar geen invloed op. Leest u de privacyverklaring van Facebook, Instagram en andere social media platformen (welke regelmatig kunnen wijzigen) om te lezen wat zij met je (persoons)gegevens doen die zij via deze cookies verwerken. De informatie die ze verzamelen wordt zo veel mogelijk geanonimiseerd. De informatie wordt overgebracht naar en door Instagram, Facebook, YouTube en LinkedIn opgeslagen op servers in de Verenigde Staten.

Op onze website zijn plug-ins en cookies van derden geplaatst. Dit zijn naast Google bijvoorbeeld social media bedrijven. Hieronder vind je een overzicht:

• Facebook: er zijn buttons opgenomen om Student Experience Group B.V. te kunnen promoten ("liken") of delen op Facebook. Deze buttons werken door middel van stukjes code die van Facebook zelf afkomstig zijn. Door middel van deze code worden cookies geplaatst. Ook worden er cookies geplaatst om het verkeer vanaf Facebook naar de website van Student Experience te volgen en interessante advertenties te kunnen tonen.
• YouTube: er worden door YouTube cookies geplaatst die het vertonen van Youtube video's op de website faciliteren. Ook worden cookies gebruikt ten behoeve van het inzien van statistieken van video-bezoek.
• Instagram: op de website van Student Experience Group B.V. wordt gebruikt gemaakt van een plug-in van Instagram. Dit doen we om je onze Instagram feed te tonen op de website.

Lees de privacyverklaring van deze websites (die regelmatig kunnen wijzigen) om te lezen wat zij met jouw (persoons)gegevens doen die zij via deze cookies verwerken. De informatie die ze verzamelen wordt zo veel mogelijk geanonimiseerd.

Geplaatste cookies

Vanuit studentexperience.com worden de volgende cookies geplaatst:

Gebruik van permanente cookies

Met behulp van een permanente cookie kunnen wij je herkennen bij een nieuw bezoek op onze website. De website kan daardoor speciaal op jouw voorkeuren worden ingesteld. Ook wanneer je toestemming hebt gegeven voor het plaatsen van cookies kunnen wij dit door middel van een cookie onthouden. Hierdoor hoef je niet steeds jouw voorkeuren te herhalen waardoor je dus tijd bespaart en prettiger gebruik van onze website kunt maken. Permanente cookies kun je verwijderen via de instellingen van je browser.

In- en uitschakelen van cookies en verwijdering daarvan

Meer informatie omtrent het in- en uitschakelen en het verwijderen van cookies kun je vinden in de instellingen van de door jou gebruikte browser.

Wijzigingen in deze privacy- en cookieverklaring

Wij behouden ons het recht voor om wijzigingen aan te brengen in deze verklaring. Om op de hoogte te blijven van eventuele wijzigingen raden we je aan deze verklaring geregeld te raadplegen.

Verwijderen van tracking cookies geplaatst door derden

Sommige tracking cookies worden geplaatst door derden die onder meer via onze website advertenties aan je vertonen. Deze cookies kan je centraal verwijderen via Your Online Choices (zie bij 'Meer informatie over cookies') zodat ze niet bij een website van een derde teruggeplaatst worden.

Wat zijn cookies?
Waarvoor dienen cookies?
Cookies verwijderen
Cookies uitschakelen
A guide to online behavioural advertising

Vragen over de cookieverklaring?

Voor vragen en/of opmerkingen rondom onze Cookieverklaring of jouw rechten (zoals inzage, wijziging, verwijdering, beperking, bezwaar of overdraagbaarheid) kun je contact met ons opnemen via de contactgegevens bovenaan de Privacyverklaring. Om misbruik te voorkomen kunnen wij je daarbij vragen om jezelf adequaat te identificeren. Wanneer het gaat om inzage in persoonsgegevens gekoppeld aan een cookie, dien je een kopie van het cookie in kwestie mee te sturen. Je kunt deze terug vinden in de instellingen van jouw browser. Je hebt ook de mogelijkheid om een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens indien je van mening bent dat wij niet in lijn met privacywetgeving handelen.